Solemos pensar que tenemos un trabajo horrible, que no tenemos tiempo para vivir, etc… pero muchas veces slo necesitamos tomar un viejo concepto de la administración que todos conocemos y no todos aplicamos, la organización. Y no hablamos de la especialización ni división por departamentos, sino de la organización de tiempos, espacios y actividades.

La organización (Definición Bata) es la distribución eficiente de actividades y responsabilidades . La distribución de espacios (tiempo) le da orden a tu vida y elimina los momentos innecesarios, vamos ¿Qué haces con tus 24 horas?

Hablemos de tiempos, espacios y actividades, cuando nos encargan un trabajo (Un software, un diseño, una tarea, lo que sea) o planteamos objetivos a corto plazo, solemos escribir en nuestra agenda “Entrega del trabajo X”, algunos más sofisticados colocan las bases, de qué se trata y hasta notas, esto nos ayuda a recordar el día de entrega y hasta cierto punto a organizarnos.

Pero, ¿qué tanto te beneficia? y¿cuándo comenzarás a trabajar en eso?, toda actividad tiene un proceso detrás y hay que tener en cuenta los tiempos y espacios en los que se realizará cada paso del proceso, “Pero los tengo en cuenta” sí ya sé , pero seguro todo 3 días antes de entregar, y cuando se juntan 2 o 3 trabajos para la misma semana, comenzamos a sentir que el mundo se va acabar, mi trabajo es el peor, no puedo con tanto, etc…

Lo ideal es dividir por procesos tus actividades, esto permite tener una mayor visión, más tiempo para pensar y refinar tus trabajos, además de que cuentas con el tiempo suficiente y no saturas tu mente con un solo trabajo.

Con una agenda común difícilmente escribimos los procesos divididos por días y si lo hacemos nos queda algo así :

Cada cuadro simboliza una hoja distinta… Bueno mejor imaginalo
Nos quita tiempo y cuando lo hacemos muchas veces olvidamos abrir la agenda, la olvidamos en algún lugar, perdemos totalmente el sentido de la ubicación, y algunos otros percances a los que estamos expuestos

Para distribuir correctamente nuestras actividades sin complicaciones, sin pérdidas ni olvido, nuestra agenda debería contar con las siguientes características:

• Acceso instantáneo, quizá poder colocarla como página de inicio, para jamás olvidar verla.
• Tan sólo 1 un click para agregar tarea, esto elimina el problema del tiempo, permitiendo dividir por días cada paso de nuestros proyectos.
• Vista universal (Como todos los calendarios), Para todo es necesario tener una visión total, pues permite anticipar y analizar situaciones, en un calendario sería visión por día, por semana y por mes.
• Acceso compartido, si trabajamos en equipo es importante que todos sepamos qué se tiene que hacer.
• Y División por Tema, si tenemos un portal o distintos tipos de trabajos, debemos poder dividir por secciones nuestras actividades.

Quizá una palm solucione los problemas, claro cuesta unos 300 dólares y puede perderse u olvidarse en algún lugar, nosotros conocemos, utilizamos y recomendamos Google Calendar (luego de una mala experiencia).

Google Calendar es libre y en línea, funciona de maravilla cuando se trabaja en equipo aún más si son un portal y los miembros del staff provienen de otros países, sería una excelente herramienta de trabajo.

En el ejemplo de arriba, está el google calendar con algunas flechas de color para mostrar continuidad de los procesos.

 

has click aquí para conocer más de Google Calendar.

Saludos.

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